Newspage26
Процессный подход к автоматизации
Статья опубликована в издательстве "Открытые системы"
27.11.2022 | Андрей Михеев, Марина Медведева
Половина рабочего времени персонала в компаниях, бизнес которых состоит из заранее известных многократно повторяющихся цепочек действий, обычно тратится на выполнение рутинных процедур взаимодействия сотрудников и обмена данными. Как сократить это время?
Автоматизация предприятия на основе процессного подхода позволяет освободить сотрудников от выполнения рутинных операций, повысить скорость взаимодействия внутри компании, а также обеспечить оперативную перестройку бизнес-процессов в унисон текущей турбулентности в экономике.
Деятельность большинства предприятий может быть представлена в виде множества выполняющихся экземпляров бизнес-процессов, содержащих графическую схему процесса: набор узлов, соединенных между собой переходами; имена и типы переменных; названия ролей; графические формы для работы исполнителей заданий. Бизнес-процессы можно запускать на исполнение, создавая выполняющиеся экземпляры, в которых на схеме бизнес-процесса по переходам перемещаются точки управления, переменные содержат конкретные значения, а на роли назначены исполнители. В некоторых узлах экземпляра бизнес-процесса при переходе в них точки управления генерируются задания, которые направляются на выполнение сотрудникам предприятия и/или другим информационным системам. Схемы бизнес-процессов составляются так, чтобы задания исполнялись скоординированно и в нужном порядке. Для контроля просроченных заданий используется элемент «таймер», который может быть настроен как на абсолютную, так и на относительную дату.
Задача современных систем управления бизнес-процессами (BPMS) — исполнение бизнес-процессов в информационной среде предприятия. BPMS можно сравнить с конвейером, перенесенным с производства в офис и позволяющим сотруднику компании выполнять поступающие задачи, не отвлекаясь на получение необходимой для выполнения задания информации и передачу результатов своего труда другим работникам, а также на изучение должностных инструкций — все необходимое выводится на экран при указании на задание. Таким образом, в офисной деятельности можно получить такие же преимущества, как и на производственном предприятии при применении конвейера, работа которого, в случае офиса, описывается с помощью нотации BPMN [1] — стандарта «де-факто» для BPMS, что позволяет пользователям быстро разбираться в различных системах, поддерживающих один и тот же стандарт, и уменьшить зависимость от вендора. BPMN-схемы бизнес-процессов представляют собой понимаемое человеком графическое описание соответствующей функциональности, причем их не требуется переводить в программный код, поэтому затраты на аналитическую деятельность, в случае использования BPMN при автоматизации деятельности предприятия, будут примерно такими же, как при традиционной автоматизации, а затраты на программирование — существенно ниже.
Конечно, традиционные системы автоматизации документооборота также повышают производительность труда сотрудников «офисных» компаний, но подобные системы основываются не на схемах бизнес-процессов с перемещающимися точками управления, а на связанных с документами статусах и правилах их изменения. Статусами удобно пользоваться, пока их немного и каждый имеет небольшое число возможных состояний. При усложнении логики работы с документами оказывается, что кроме текущего «мгновенного» состояния выполняемых работ (значений статусов) управленцам надо понимать и помнить, что было раньше, — требуется хранить предыдущие события, а это порождает громоздкую структуру, с которой неудобно работать. Современные системы документооборота постепенно переходят от статусов к схемам бизнес-процессов и сближаются с BPMS. BPMN
Вместо принятого в системах документооборота набора статусов, BPMN использует общую конструкцию — схему бизнес-процесса, состоящую из узлов и переходов, и набор точек управления (иногда их называют токенами), находящихся в узлах этой схемы. По переходам точки управления могут перемещаться из одних узлов в другие. Нотация BPMN применяется для графического изображения — как схем исполняемых бизнес-процессов, так и некоторых видов бизнес-процессов для аналитического моделирования.
Основные виды графических элементы нотации (рис. 1): элементы управления (Flow Objects): шаги (Activities), шлюзы (Gateways), события (Events); соединяющие линии (ConnectingObjects); роли-дорожки (Swimlanes).
Рис. 1. Элементы BPMN
Задачи «Пользовательская задача» и «Неавтоматизированная задача» соответствуют узлам, в которых BPMS генерирует задания пользователям системы. Шлюзы являются маршрутными узлами (узлами, в которых выбираются маршруты дальнейшего движения точек управления).
Поведение наиболее часто используемых элементов (узлов) «Оператор исключающего ИЛИ» и «Оператор И» определено следующим образом:
«Оператор исключающего ИЛИ» может иметь несколько входящих и несколько исходящих переходов. Для каждой пришедшей в него точки управления на основании заложенных в узел условий определяется, по какому из исходящих переходов она будет перемещена далее.
Оператор И» может иметь несколько входящих и несколько исходящих переходов. Для каждого входящего перехода пришедшая по нему в «Оператор И» точка управления ставится в очередь. Если для всех входящих переходов их очереди заполнены хотя бы одной точкой управления, то все точки управления, находящиеся на первой позиции очереди каждого входящего перехода, удаляются, а на каждом исходящем переходе генерируется точка управления.
На Рис. 1. приведены обозначения, применяемые для переходов (иногда называемых потоками управления). В BPMN применяется три типа событий: начальное, конечные и промежуточные.
При изменении условий бизнеса аналитик может без участия программиста самостоятельно скорректировать схемы бизнес-процессов, а во многих случаях и разработать новые бизнес-процессы.
Стоимость разработки, внедрения, сопровождения и поддержки решения на основе технологии BPMN (исполняемой ее части) существенно меньше стоимости решений традиционной автоматизации, при которой для различных задач и подразделений разрабатываются отдельные компоненты приложения. При этом скорость разработки, внедрения, а также последующих изменений ИТ-решений на основе технологии BPMN оказывается существенно выше.
Конечно, нотация BPMN не идеальна [2, 3] — это достаточно сложная технология и не все ее конструкции интуитивно понятны.
BPMN на практике
BPMN-схема решения для кейса «Аукцион»
Аукцион. Всем членам группы участников аукциона направляется задание «предложить цену», к которому присоединен таймер на определенный интервал времени. После того как кто-то предложил цену, запрос повторяется. При этом проверяется, что предложенная цена больше предыдущей. После того как сработал таймер, аукцион прекращается. Определяется победитель, предложивший максимальную цену. Далее всем участникам сообщаются результаты аукциона. На рисунке представлено соответствующее BPMN-решение.
BPMN-схема решения для кейса «Аттестация». Базовый процесс
BPMN-схема решения для кейса «Аттестация». Мультиподпроцесс.
Аттестация. Руководитель подразделения компании или предприятия объявляет аттестацию. Каждый сотрудник получает задание «пройти аттестацию», а руководитель — задание «принять аттестацию», в графической форме которого проставляет сотрудникам результаты аттестации: «аттестован», «не аттестован», «не явился». После того как все результаты аттестации проставлены, бизнес-процесс сообщает всем результаты аттестации.
BPMN-схема решения для кейса «Тендер». Базовый процесс
BPMN-схема решения для кейса «Тендер». Мультиподпроцесс
Тендер. Все участники тендера одновременно подают свои заявки с указанием цены, а затем определяется победитель, предложивший минимальную цену. Далее всем участникам сообщается имя победителя и предложенная им минимальная цена. Если несколько участников предложили минимальную цену, то тендер считается несостоявшимся.
BPMN-схема решения для кейса «Конференция»
Конференция. Несмотря на то, что предпочтительными решениями являются схемы с парными узлами разделений и слияний точек управления, существуют ситуации, для которых решениями являются схемы с непарными разделениями-слияниями. В качестве примера такой ситуации рассмотрим бизнес-процесс организации конференции (рис. 2), состоящий из следующих действий: заключить договор аренды помещения; подготовить помещение к конференции; подготовить пригласительные материалы; впечатать в материалы конференции адрес; разослать материалы конференции.
Действия, относящиеся к помещению и к печатным материалам, должны выполняться параллельно, однако впечатывание адреса в материалы конференции не должно выполняться до заключения договора аренды помещения. Видно, что одно разделение точек управления на схеме соответствует сразу двум слияниям и наоборот. При этом данная схема «не позволит» впечатать адрес в материалы до заключения договора аренды и «разрешит» готовить помещение, даже если еще не готовы пригласительные материалы. При помощи использования парных разделений-слияний решить эту задачу нельзя.