Процессный подход
Процессный подход к управлению
В организации управления предприятием наиболее перспективным становится процессный подход. Процессный подход в менеджменте позволяет повысить эффективность управления путем формализации повторяющихся последовательностей действий при помощи объединения их в бизнес-процессы, а также за счет возможности быстрого изменения бизнес-процессов в ответ на изменение условий деятельности предприятия.
Пример бизнес-процесса
Процессный подход применим на предприятиях с повторяющимися цепочками действий, выполняемых большим количеством исполнителей:
- Банки, Финансовые, Инвестиционные компании (Cопровождение индивидуальных клиентских контрактов, обслуживание технических устройств)
- Страховые компании, Консалтинговые компании (Ведение договоров с постоянно меняющимися сложными условиями каждого клиента)
- Управленческие, государственные структуры (Оформление договоров, учёт рабочего времени)
- Производственные, учебные, научные предприятия (Автоматизация, стандартизация и структуризация деятельности - пример на видео справа)
Теории процессного подхода (как реинжиниринга бизнес-процессов, так и постепенного эволюционного изменения бизнес-процессов) являются достаточно зрелыми, им посвящено большое число работ как российских, так и иностранных авторов. Однако до недавнего времени выполнение бизнес-процессов в организациях производилось косвенным образом - через изменение должностных инструкций, организационной структуры предприятия, прямые указания руководителей.
В настоящее время необходимым условиям использования процессного подхода является его автоматизация, то есть непосредственное выполнение бизнес-процессов в компьютерной среде. При этом произвольное количество действий может производиться вне среды, но с обязательной фиксацией в компьютерной среде результатов этих действий (простой и яркий пример - подписание бумажного документа и фиксация этого факта в компьютерной среде).
Такая реализация позволяет исключить из действий сотрудников рутинные операции, неэффективные процедуры, связанные с поиском и передачей информации, существенно повысить скорость взаимодействия сотрудников. В организации появляется аналог производственного конвейера, от которого можно получить увеличение производительности труда работников, сравнимое с тем, которое было получено от внедрения конвейера на производстве. Оно достигается вследствие того, что данный механизм позволяет работникам выполнять поступившие задачи, не отвлекаясь на:
- Получение от других работников необходимой для выполнения задания информации
- Передачу результатов своего труда другим работникам
- Изучение должностных инструкций.
Автоматизация предприятия на основе процессного подхода также позволяет оперативно перестраивать бизнес-процессы организации и административные регламенты ведомства. Во многих случаях исполнителей заданий можно даже не информировать об изменении бизнес-процесса, так как это не отразится на характере их работы. То есть получается легче и быстрее изменять выполнение бизнес-процессов. Таким образом предприятие или ведомство может более эффективно реагировать на изменение внутренних или внешних условий.
Для автоматизации процессного управления предприятием разработан специальный класс компьютерных систем – системы управления бизнес-процессами и административными регламентами (далее СУБПиАР). Основная задача таких систем - раздавать задания исполнителям и контролировать их выполнение. Последовательность заданий определяется схемой бизнес-процесса, которую можно разработать и в дальнейшем быстро модифицировать при помощи среды разработки. Эта схема похожа на блок-схему алгоритма. По схеме перемещаются точки управления. В узлах схемы генерируются задания исполнителям.
Внедрение СУБПиАР на предприятии приводит к появлению единого для всех менеджеров предприятия или сотрудников ведомства языка описания бизнес-процессов, основанного на графических диаграммах. После освоения этого языка сотрудниками организации они могут быстро читать существующие бизнес-процессы, разбираться в состояниях выполняющихся бизнес-процессов и административных регламентов, а также производить быструю сборку из разнородных элементов (труда сотрудников и работы компьютерных систем предприятия) новых качественных бизнес-процессов.
Современная СУБПиАР обеспечивает разработку бизнес-процессов в графической среде, исполнение экземпляров бизнес-процессов, мониторинг состояний бизнес-процессов, ведение истории событий бизнес-процессов, интеграцию приложений при помощи используемых бизнес-процессами коннекторов к внешним системам, администрирование пользователей, а также возможность замещения исполнителей заданий.
В последние годы происходит активное внедрение СУБПиАР как в бизнесе, так и в государственных организациях. Поэтому возникла задача обучения специалистов как экономических специальностей, так и специальностей, связанных с информационными технологиями, процессному подходу и работе с СУБПиАР. Наиболее используемой сейчас является bpmn нотация.
На Рис.1 приведен пример небольшого процесса обработки запроса службой поддержки (сервис-деска). Процесс состоит из получения запроса, его обработки с возможностью уточнения, решения проблемы и закрытия заявки. Передача информации между пользователями и информационными системами (инициатором запроса и специалистом) происходит через пользовательские формы (Рис.2) и может быть оформлено просто как рабочее приложение и/или приходить по электронной почте.
В лабораторном практикуме дано описание основных элементов BPMN и возможностей их использования в BPMS RunaWFE как при моделировании, так и при исполнении бизнес-процессов.
Познакомиться с BPM-системой (BPMS) можно бесплатно установив RunaWFE Professional - платформу на компьютр или войдя онлайн